Afgelopen dinsdag 21 augustus hield de ministerraad een Heidag. Op het Catshuis. En in casual kleding. Op het journaal werd er een beetje lacherig over gedaan. Zijn sneakers en spijkerbroek echt nodig voor een succesvolle heidag? Ik denk niet dat het persé nodig is, wel dat het bijdraagt.

Hieronder vind je 7 waardevolle tips om een succes te maken van je heidag.

1. Kies een passende locatie

Het belang van een goede locatie voor een heidag wordt ernstig onderschat. Een goede locatie is veel meer dan een kostenpost. Een heidag moet wat opleveren. Een goede locatie draagt daaraan bij.

Zorg voor ruimte, dat geeft ook ruimte in je hoofd, zodat je out-of-the-box kunt denken. Een goede buitenruimte helpt ook. Zinnen echt verzetten doe je buiten, in de natuur, met beide benen op de grond. Met een team dat zich bezighoudt met luchtkwaliteit zat ik in een kas, omgeven door groen en frisse lucht. Bij binnenkomst waren de teamleden meteen enthousiast. “Hier moeten we ons kantoor van maken!”, riepen ze. Voordat we goed en wel begonnen waren, waren de heidagen al een succes.

 

2. Laat je uniform thuis en trek iets makkelijks aan

Draagt een spijkerbroek bij aan het succes van een heidag? Comfortabele of casual kleding doet dat zeker! Losse kleding maakt het makkelijker om te bewegen en brengt de nodige losheid, ook in de onderlinge contacten. Met andere kleding dan het dagelijkse werktenu wordt ook de mens achter de professional meer zichtbaar. Dit stimuleert de verbinding op een ander niveau.

3. Zorg voor een helder doel

Een heidag is geen luxe, al wordt het vaak wel zo gezien. Juist in onze snel veranderende wereld, is het belangrijk om regelmatig afstand te nemen van het alledaagse en te onderzoeken of we de juiste dingen doen en te reflecteren op hoe we erbij staan (letterlijk en figuurlijk).

Organiseer je een heidag, maak dan heel helder wat je wilt bereiken. Wil je je strategie tegen het licht houden? Wil je werken aan je visie? Moet er een (inhoudelijk of persoonlijk) conflict in het team opgelost worden? Zorg dat iedereen haarscherp heeft wat het doel is van deze dag.

4. Kies afwisselende werkvormen voor je heidag

Afwisseling en energie zijn belangrijk voor je heidag. In een andere omgeving zijn, is stimulerend én vermoeiend. Een diversiteit aan werkvormen is daarom extra belangrijk.

Wissel werken in twee- of drie-tallen af met werken in grotere groepen en plenaire werkvormen. Een tweetal leent zich bij uitstek om persoonlijke dingen uit te wisselen (elkaar leren kennen of feedback geven) of een vraagstuk te verkennen en voor te bereiden. Plenair dingen doen is vaak vermoeiend en kost veel tijd. Gebruik het geheel dus vooral om te oogsten op hoofdlijnen en voor belangrijke beeld- of besluitvorming.

 

5. Doorbreek de sleur met simpele energizers

Goede energizers doen veel voor de energie en de groepsdynamiek. Dit stimuleert onderling contact en sterkt de relaties. Niets zo belangrijk als goede relaties om uiteindelijk je doelen te bereiken.

Een goede energizer is simpel: veel beweging en – afhankelijk van je doel – fysiek contact. Er zijn allerlei vormen van tikkertje te bedenken om lijf en leden los te schudden en lol te hebben. Voor fysiek contact is een kring maken en elkaars schouders masseren de meest simpele vorm. Juist voor wie dat wat ongemakkelijk vindt een absolute aanrader!

 

6. Laat de deelnemers zich voorbereiden

Wat de aanleiding of wat je doel ook is: een heidag organiseer je niet voor niets. Er moet iets nieuws of anders tot stand worden gebracht. Iets wat niet in een teammeeting lukt. Zorg daarom dat de deelnemers allemaal met de juiste mindset naar de heidag komen.

Mijn voorkeur heeft het om de voorbereidende opdracht, die natuurlijk gerelateerd is aan het doel van de dag, ook een persoonlijk tintje te geven. Een goede heidag levert in mijn optiek altijd een positieve bijdrage aan de teamdynamiek. Het inbrengen van iets persoonlijks is daartoe een voorwaarde.

7. Doe iets anders dan anders

Aangezien je vast een speciale bedoeling hebt met de heidag, is het goed om echt iets anders dan anders te doen. Daarmee laat je zien dat anders denken en anders doen andere richtingen uit mogen gaan, zodat er nieuwe mogelijkheden en ervaringen ontstaan.

Aanraders: stuur mensen de natuur in (rustgevend, makkelijk en goedkoop), pas vernieuwende  werkvormen toe  (innovatief en wellicht duurder omdat je begeleiding nodig hebt) of doe een activiteit (racen op Zandvoort als je lef wilt bevorderen, koken als je samenwerking wilt bevorderen), als het maar een afstand heeft van je dagelijkse praktijk.

Afrader: een spreker inhuren en het team (en jezelf?) de gelegenheid geven om passief deel te nemen.

Tot slot een voorbeeldprogramma voor een heidag

Herken je de neiging om van alles in de ene heidag te willen bespreken? Niet doen! Een overladen programma is een killer. Beperk je tot de essentie en wat er echt toe doet. In grote lijnen bouw je je programma als volgt op: 

 

Doel

Begin na je welkom met een helder doel en het globale programma. Je managet hiermee verwachtingen en biedt veiligheid door een duidelijke structuur.

Check in

Met een goede check in zorg je niet alleen dat iedereen mentaal aanwezig is, maar ook dat alle deelnemers duidelijk voelen dat zij bijdragen aan het slagen van de dag.

Persoonlijke aftrap

Trap af met iets persoonlijks. Je kunt dit heel persoonlijk maken door bijvoorbeeld iedereen iets mee te laten nemen of door het persoonlijke te verbinden aan het doel van je heidag. Je hebt hier ook keuze om het in kleine groepen te doen of plenair. Doel is dat iedereen zich op zijn gemak gaat voelen, zijn (of haar) unieke kwaliteiten gebruikt en zich betrokken gaat voelen bij het team en het doel.

Gezamenlijk doel

Stel vast wat je vandaag precies wilt bereiken. Doe dit bij voorkeur samen. Als iedereen een stem heeft in het vaststellen van het doel, neemt de betrokkenheid en de bereidwilligheid om bij te dragen aan het doel toe.

Ontdekken

Plan een onderdeel in waarin je gaat “ontdekken”. Afhankelijk van je doel kan dit iets inhoudelijks zijn, of meer iets wat gaat over samenwerken of te leren vaardigheden. De bedoeling van ontdekken is dat je openstaat voor nieuwe ervaringen of zienswijzen die je huidige mogelijkheden verruimen.

Oogst

Stel vast wat de oogst is en hoe je deze kunt gebruiken voor het vastgestelde doel.

Laatste ronde

Gebruik de laatste ronde om gezamenlijke besluiten te nemen of afspraken te maken. Maak duidelijk waar je al wel een besluit over kunt nemen en waarover nog niet. De kracht zit in de beperking! Beter een hele kleine duidelijke stap met 100% commitment, dan veel afspraken die vervolgens in een lade belanden.

Check out

Rond af met een check out, waarin iedereen terugkijkt op de dag, het resultaat, de weg daarnaartoe of het eigen aandeel.

En natuurlijk las je pauzes en energizers in op gezette tijden en zorg je dat er voldoende energie is in de groep als je belangrijks besluitvorming doet. Gebruik maken van het ritme en de dynamiek van de groep doet wonderen!

Wil je hulp bij het plannen van een hei- of teamdag?

Zonder goed programma en duidelijk doel, is een heidag verspilde moeite. Maar met een helder doel, een doordacht programma en een blik die verder reikt dan de dag of dagen zelf, leveren heidagen heel veel op.

Heb je hulp nodig bij het ontwerpen of begeleiden van je hei- of teamdag? Ik denk en doe graag mee. Wil je alleen sparren over een onderdeel of werkvorm?