Afgelopen dinsdag 21 augustus hield de ministerraad een Heidag. Op het Catshuis. En in casual kleding. Op het journaal werd er een beetje lacherig over gedaan. Zijn sneakers en spijkerbroek echt nodig voor een succesvolle heidag? Ik denk niet dat het persé nodig is, wel dat het bijdraagt.

Hieronder vind je 7 waardevolle tips en uitleg om een succes te maken van je heidag.

  1. Kies een passende locatie

Het belang van een goede locatie voor een heidag wordt ernstig onderschat. Het is vaak de sluitpost op de begroting. Ook vindt men het intern vaak moeilijk te verkopen dat daar geld aan wordt uitgegeven. Onterecht! Een heidag moet wat opleveren. Die organiseer je omdat je wilt werken aan je strategie, aan je visie of aan je team. Om “out-of-the-box” te denken, om tot iets nieuws en iets anders te komen, wat dat ook is. En als “iets anders” je doel is, dan heeft het weinig zin om de heidag binnen je vertrouwde (kantoor)omgeving te houden. In je eigen omgeving word je verleid tot je vertrouwde gewoontes. In een omgeving die anders is dan anders, word je als het ware gedwongen om opnieuw te kijken, te ontdekken, op onderzoek te gaan. Met een team dat zich bezighoudt met luchtkwaliteit zat ik in een kas, omgeven door groen en frisse lucht. Bij binnenkomst waren de teamleden meteen enthousiast. “Hier moeten we ons kantoor van maken!”, riepen ze. Niet moeilijk om te raden of de twee-daagse een succes is geworden.

  1. Laat je uniform thuis en trek iets makkelijks aan

Of een spijkerbroek op zich bijdraagt aan het succes van een heidag durf ik niet te zeggen. Ik ben er wel van overtuigd, dat het voor de teamvorming en de dynamiek tijdens de heidag werkt als er lossere kleding gedragen wordt. Het maakt het makkelijker om tussendoor een fysieke energizer (oh zo belangrijk op een heidag!) te doen. Maar de voornaamste reden is, dat losse kleding ook uitnodigt tot losser gedrag (zie de ministers) en dus een andere interactie. Persoonlijker en minder formeel. Voor echt teamresultaat is goede onderlinge interactie dé sleutel. En goede onderlinge interactie gaat verder dan functioneel en formeel contact. Trek iets makkelijks aan, laat jezelf zien en maak ook kennis met de mens achter je collega.

  1. Zorg voor een helder doel

Een heidag is geen luxe, al wordt het vaak wel zo gezien. Juist in onze snel veranderende wereld, is het belangrijk om regelmatig afstand te nemen van het alledaagse en te onderzoeken of we de juiste dingen doen en te reflecteren op hoe we erbij staan (letterlijk en figuurlijk). Organiseer je een heidag, maak dan helder wat je wilt bereiken. Wil je je strategie tegen het licht houden? Wil je werken aan je visie? Moet er een (inhoudelijk of persoonlijk) conflict in het team opgelost worden? Zorg dat iedereen haarscherp heeft wat het doel is van de heidag.

  1. Laat de deelnemers zich voorbereiden

Wat de aanleiding of wat je doel ook is: een heidag organiseer je niet voor niets. Er moet iets nieuws of anders tot stand worden gebracht, iets wat je niet op een normale werkdag voor elkaar krijgt. Zorg daarom dat de deelnemers allemaal met de juiste mindset naar de heidag komen. Een juiste mindset bevorder je door iedereen vooraf na te laten denken. Mijn voorkeur heeft het om de voorbereidende opdracht, die natuurlijk gerelateerd is aan het doel van de dag, ook een persoonlijk tintje te geven. Een goede heidag levert in mijn optiek altijd een positieve bijdrage aan de teamdynamiek. Het inbrengen van iets persoonlijks is daartoe een voorwaarde.

  1. Trap meteen goed af

Een goede start is het halve werk. Je hebt nagedacht over het doel van de heidag en het resultaat dat je wilt bereiken. Een goede start bestaat uit een goede aftrap gevolgd door een zorgvuldig gekozen eerste onderdeel. Met een goede aftrap zorg je dat iedereen aanleiding en doel scherp voor ogen heeft én mentaal helemaal aanwezig is. Met het eerste onderdeel zorg je ervoor dat alle deelnemers met de juiste mindset en gewenste gedrag aan de slag gaan. Denk dus niet alleen na over het WAT (het onderwerp dat je op de agenda zet), maar ook over het HOE (een passende en liefst activerende werkvorm).

  1. Doe iets anders dan anders

Aangezien je heidag geen luxe is en je een speciale bedoeling hebt met de heidag, is het goed om echt even iets anders dan anders te doen. Daarmee laat je zien dat “anders “ echt de bedoeling is en faciliteer je dat denken en doen andere richtingen uit mogen gaan, zodat er nieuwe mogelijkheden en ervaringen ontstaan. Het maakt niet veel uit of je een wandeling maakt (rustgevend, makkelijk en goedkoop), vernieuwende werkvormen toepast (innovatief en wat duurder, want wellicht heb je begeleiding nodig) of op het circuit van Zandvoort gaat racen (lefbevorderend maar duur), als het maar een afstand heeft van je dagelijkse praktijk en past bij je doel. En als je maar niet voor de gemakkelijke weg van een spreker kiest en het team (en jezelf?) de gelegenheid geeft om passief onderuit te zakken.

  1. Maak een flexibel programma

Herken je de neiging om van alles in de ene heidag te willen bespreken? Omdat je nu eindelijk even tijd hebt? Niet doen! Een overladen programma is een killer voor je heidag. Beperk je tot de essentie. Vraag je af welke onderwerpen of onderdelen belangrijk zijn en wat er onder de streep bereikt moet worden. Zorg dat je je programma flexibel kunt aanpassen naar de vorm van de groep en de dag.  Kijk naar de energie van de groep. Stel besluitvorming uit als de fut uit de groep is. Las een energizer in als je een dip in de energie bespeurt. Gebruik maken van het ritme en de dynamiek van de groep doet wonderen!

Last but not least…

Ik merk vaak dat heidagen bekeken worden als een kostenpost. En dat is net zo begrijpelijk als jammer. Zonder goed programma en duidelijk doel, is een heidag wellicht verspilde moeite. Maar met een helder doel, een goed programma en een blik die iets verder rijkt dan de dag of dagen zelf, leveren heidagen heel veel op.

Denk je nu: mijn heidag kan wel goede begeleiding gebruiken? Bel me dan, dan bespreek ik graag met je wat je zelf kunt doen en wat ik voor jou kan betekenen!